CRM Secretariana
Politique de confidentialité
Version du
Comprendre les données utilisées par le CRM, la connexion LinkedIn facultative et les moyens d’exercer vos droits.
Contacter le responsable des données
Qui contacter ?
Margaux Lopez exploite cette installation du CRM Secretariana. Adresse professionnelle : 101 Avenue des Lilas 64000 PAU. Contact pour les données personnelles : ml.secretariana@gmail.com.
Pour une fiche enregistrée par une autre entreprise utilisant le CRM, adressez également votre demande à cette entreprise : elle détermine les raisons de la collecte, la relation commerciale et les obligations propres à son activité. Le contact indiqué ci-dessus peut vous orienter vers le bon interlocuteur.
Quelles données sont utilisées ?
Le CRM sert à gérer des relations professionnelles. Les données proviennent des personnes concernées, des utilisateurs autorisés, de leurs imports et des sources publiques consultées lors d’une recherche d’entreprise. La source de chaque contact doit être documentée dans sa fiche.
- Comptes : identifiant, prénom facultatif, rôle, droits d’accès, préférences d’affichage et éléments nécessaires à la connexion, à la double authentification et à la récupération du compte.
- Relations professionnelles : nom, entreprise, fonction ou activité, coordonnées, source, échanges, suivi commercial, rendez-vous, missions et temps de travail renseignés dans le CRM.
- Clients et facturation : identité de l’émetteur et du client, adresses, identifiants d’entreprise, devis, factures, avoirs, rectifications, paiements renseignés et documents déposés.
- Publications : brouillons, textes, images, dates, historiques d’envoi, références des posts et statistiques saisies ou importées par l’utilisateur.
- Sécurité : sessions, tentatives de connexion, actions sensibles, changements d’accès et éléments nécessaires à la prévention des abus et à la traçabilité.
Pourquoi ces données sont-elles utilisées ?
Les comptes et leurs droits permettent de fournir l’accès demandé au service. La protection des accès et la traçabilité répondent à l’intérêt légitime de sécuriser le CRM et les données qu’il contient.
La préparation d’un devis et l’exécution d’une prestation reposent sur les mesures précontractuelles ou le contrat concerné. La conservation des pièces exigées par un texte repose sur l’obligation légale applicable à l’entreprise émettrice.
Une prospection professionnelle doit être pertinente pour l’activité du destinataire, reposer sur une base légale documentée et permettre l’opposition. Le CRM demande une finalité, une base légale et une information de la personne ; une donnée publiquement accessible ne suffit pas à autoriser toutes les utilisations.
Les champs nécessaires à une opération sont indiqués dans son formulaire. Refuser un accès facultatif à LinkedIn n’empêche pas d’utiliser les autres fonctions pour lesquelles vous disposez des droits requis.
Connexion LinkedIn facultative
La connexion LinkedIn est facultative. Son état et le compte relié sont affichés dans Mon profil.
Chaque utilisateur choisit son propre compte et l’autorise sur le site officiel LinkedIn. Le CRM ne demande pas son mot de passe LinkedIn. Les autorisations prévues sont l’identification du membre, son profil de base et la publication en son nom ; l’accès à son adresse e-mail n’est pas demandé.
Le connecteur conserve l’identifiant du membre, son nom affiché, les autorisations accordées, les dates utiles et un jeton d’accès chiffré. Le jeton est lié au compte CRM de l’utilisateur. Les références, le résultat et la date d’un envoi sont enregistrés pour suivre la publication et prévenir les doublons.
Le texte et les images d’un post sont transmis à LinkedIn après l’aperçu et la confirmation par l’utilisateur autorisé, immédiatement ou à la date et à l’heure qu’il a explicitement programmées. Un enregistrement de brouillon ou une connexion de compte ne publie rien. Les posts envoyés sont publics sur LinkedIn et peuvent être consultés ou partagés par des tiers.
La programmation automatique nécessite un déclencheur serveur actif et une connexion LinkedIn encore valide à l’heure prévue. La programmation conserve le compte destinataire, la date, l’heure, le fuseau Europe/Paris et une empreinte du contenu confirmé. Un post modifié ou un résultat d’envoi incertain est bloqué pour éviter un envoi non confirmé ou un doublon. Les statistiques restent saisies ou importées ; aucune lecture de messagerie privée ni récupération du réseau de relations n’est effectuée.
Depuis Mon profil, Déconnecter supprime le jeton et les états de connexion conservés dans le CRM. Cette action ne supprime pas les posts déjà publiés sur LinkedIn, les brouillons, les références d’envoi ni les sauvegardes antérieures. Retirez également l’autorisation dans les services autorisés de votre compte LinkedIn si vous souhaitez la révoquer auprès de LinkedIn. Pour les autres données liées à votre compte, utilisez le contact figurant dans cette politique.
Qui reçoit les données ?
Les utilisateurs et administrateurs autorisés accèdent aux informations selon leurs droits et leur périmètre CRM. Les exports et sauvegardes réalisés par ces personnes créent des copies dont elles doivent protéger l’accès.
L’hébergement utilise OpenAI Sites et l’infrastructure Cloudflare, avec une base de données et un stockage de fichiers. Leurs infrastructures et leurs propres traitements techniques sont décrits dans les informations de confidentialité de ces fournisseurs. Cette politique ne garantit pas un stockage exclusivement en France ou dans l’Union européenne.
Lors d’une recherche d’entreprise, la raison sociale, l’identifiant et le pays recherchés sont envoyés aux registres ou fournisseurs interrogés pour ce pays. Les autres fiches du CRM et les pièces jointes ne sont pas jointes à cette recherche. Lors d’une publication confirmée, LinkedIn reçoit les données décrites ci-dessus.
Le CRM ne comporte pas de vente de fichiers ni de transmission des fiches à un système publicitaire. Les traitements et transferts effectués par LinkedIn après réception relèvent aussi de sa propre politique. Pour obtenir les informations contractuelles de l’exploitant sur ses prestataires et les garanties applicables aux transferts internationaux, contactez-le aux coordonnées indiquées au début de cette page.
Pendant combien de temps ?
Les comptes et données de travail sont conservés pour les accès et relations encore nécessaires. Leur suppression ou archivage est décidé en tenant compte des demandes des personnes et des obligations applicables.
Pour les prospects, le CRM calcule une échéance de revue de trois ans à partir de la collecte, de la dernière réponse du contact ou de la fin de relation, selon le cas documenté. Une échéance de revue n’est pas une suppression automatique. Les documents comptables suivent les délais du pays et de l’entreprise émettrice ; cette politique n’applique pas un délai français unique à toutes les factures.
Une opposition à la prospection laisse des empreintes protégées des coordonnées nécessaires pour éviter une nouvelle sollicitation. Les données ne doivent pas être réutilisées à des fins de prospection.
Les sessions expirent au plus tard après douze heures et deviennent inutilisables après trente minutes d’inactivité. L’état temporaire utilisé pour relier LinkedIn expire après dix minutes. L’expiration empêche l’utilisation de ces éléments ; elle ne signifie pas que toutes leurs lignes techniques sont immédiatement purgées.
Un jeton LinkedIn expiré ne permet plus de publier. Il est remplacé lors d’une reconnexion ou supprimé lors d’une déconnexion. Les sauvegardes peuvent contenir un état antérieur, y compris un coffre chiffré des accès.
Les journaux de sécurité et les copies de sauvegarde suivent une conservation séparée, sous la responsabilité de l’exploitant, pour analyser les incidents, conserver une preuve utile et restaurer le service. Le logiciel ne garantit pas leur purge automatique. Le contact de cette politique traite aussi les demandes concernant ces copies et les éléments encore nécessaires à une obligation ou à un litige.
Cookies et préférences du navigateur
Le CRM utilise un cookie technique pour la session sécurisée. Il stocke aussi des préférences d’interface, comme le thème et l’onglet de facturation, dans le navigateur. Bloquer le cookie de session empêche la connexion.
Cette page de confidentialité ne charge ni script, ni outil de mesure d’audience, ni publicité, ni contenu intégré provenant d’un réseau social. Les liens externes ne sont contactés par la page qu’au moment où vous les ouvrez. L’hébergeur reçoit néanmoins les informations techniques nécessaires à l’acheminement de la requête, notamment l’adresse IP.
Vos droits et vos demandes
Vous pouvez écrire à ml.secretariana@gmail.com pour demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou, dans les cas prévus, la portabilité de vos données. Vous pouvez vous opposer à la prospection à tout moment et retirer un consentement sans remettre en cause les traitements antérieurs licites.
Indiquez les informations permettant de retrouver le compte ou la relation concernée, sans envoyer de mot de passe, de code de connexion ou de clé. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée. Une suppression peut être limitée par une obligation légale ou la conservation nécessaire à un litige ; la réponse doit préciser les motifs applicables.
Une réponse doit vous être apportée en principe dans un mois. Une demande complexe ou des demandes nombreuses peuvent justifier deux mois supplémentaires ; vous devez alors être informé du prolongement et de ses motifs dans le premier mois.
Vous pouvez également saisir l’autorité de protection des données compétente, notamment celle de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’atteinte présumée. Les liens ci-dessous permettent de trouver cette autorité. Les traitements de cette installation ne comportent pas de décision automatisée produisant à elle seule des effets juridiques sur les personnes.
Mises à jour
La date de version figure en haut de cette page. Une nouvelle fonction, un nouveau destinataire ou un changement important de traitement nécessite une mise à jour de cette information avant son utilisation.